Как и чем угощать деловых гостей в офисе

Сегодня все больше компаний стараются ориентироваться на клиента, выстраивать отношения «человек-человек», а не «человек-организация». Дружеско-деловая атмосфера во время встреч нацелена именно на это.

Деловая встреча или переговоры начинаются, как правило, c легкой непринужденной беседы (small talk) на отвлеченные темы, во время которой гостям подается чай или кофе. Small talk и подача напитков помогают всем участникам встречи настроиться друг на друга и создать дружескую обстановку, повышают имидж принимающей стороны в глазах деловых партнеров.

Когда принято угощать гостей и посетителей

В деловой среде принято предлагать гостям чай / кофе или прохладительные напитки в следующих ситуациях:

1. Когда гость прибыл несколько раньше назначенного времени.
2. Когда гость прибыл вовремя, но встреча задерживается, и посетитель вынужден ждать в приемной руководителя.
3. Перед началом деловой встречи в комнате переговоров.
4. Перед началом встречи в кабинете руководителя.
5. В середине продолжительной беседы, примерно через 1–1,5 часа после ее начала и первого угощения.
6. В перерывах между встречами и переговорами.

В первых 3-х случаях угощение вправе предложить помощник руководителя или секретарь компании.

В 4-й ситуации чай или кофе гостям предлагает сам хозяин кабинета: он решает, кого угощать горячими напитками, а кого нет. Хотя конечно бывают и исключения, когда руководитель заранее дает установку помощнику: «чай или кофе подавать всем посетителям, которые ко мне приходят». И тогда помощник руководителя еще в приемной перед началом встречи интересуется у гостей, какой напиток они предпочитают.

Наряду с чаем и кофе, посетителям можно предложить минеральную воду, сок или какой-то иной прохладительный напиток – при этом желательно, чтобы он был охлажденным.

Самостоятельно без предварительной договоренности с руководителем заходить в помещение, где проводится встреча или переговоры, и предлагать гостям чай / кофе помощнику руководителя не рекомендуем, т.к. в этом случае нарушается субординация.

Наиболее оптимальным вариантом для 5-й и 6-й ситуаций является организация кофе-пауз, которые планируются заранее и проводятся в отдельном помещении.

Как предлагать угощения

Часто в офисе можно услышать фразы: «Что-то будете? Чай, кофе, воду?», – произнесенные безразличным тоном со стороны секретаря. Подобные фразы – не самый лучший вариант в первые минуты знакомства с вами и вашей...