Обмен сообщениями в мессенджерах 1 возник довольно давно, в конце 90-х годов прошлого столетия, и использовался чаще всего между друзьями через ICQ 2. Ему на смену пришли другие приложения, которыми многие из нас пользуются каждый день: WhatsApp, Telegram, Viber, Microsoft Teams, Skype, Slack и др.
С началом пандемии в 2020 году мессенджеры стали активно использоваться и в сфере делового общения, но, к сожалению, люди, которые ранее использовали их только для дружеского общения, так и не смогли осознать, что при общении в мессенджере с коллегой или деловым партнером следует придерживаться рамок делового этикета.
Чтобы не вызвать чувства обоюдного недовольства, имеет смысл соблюдать несколько простых правил при переписке в мессенджерах.
Аватарка. Если вы используете мессенджер как рабочий инструмент, а не только для общения с друзьями, то лучше еще раз посмотреть на свою фотографию в профиле. Аватарка не просто передает внешний вид человека, но и является своего рода визитной карточкой. По аватарке пользователя можно судить о его интересах, убеждениях и даже профессии. Она способна выражать эмоции, настроение пользователя и его отношение к жизни. Аватарка производит первое визуальное впечатление в онлайн-мире, которое может сильно повлиять на восприятие вашей личности другими пользователями Интернета, в т.ч. если вы общаетесь в мессенджере или чатах.
Отсутствие аватарки может говорить о фейковом (поддельном) аккаунте либо о том, что его владелец от кого-то прячется, но при этом считает, что может следить за личной и общественной жизнью своих знакомых и коллег.
Интересный факт
Группа итальянских исследователей в 2014 году, проанализировав фотографии пользователей Facebook, пришла к выводу, что аватарка в социальных сетях несет много информации о пользователе и напрямую связана с его характером.
Так, экстраверты на фотографиях улыбаются и появляются с другими людьми. Интроверты на фотографиях в одиночестве. Невротики чаще всего используют изображения без людей или свое лицо очень крупным планом. А доминирующие люди используют очень яркие, запоминающиеся изображения 3.
Начало контакта и приветствие:
Форма приветствия в мессенджере зависит от стиля общения между коллегами или деловыми партнерами: от дружеского «Привет» до официального «Добрый день».
Если у вас к человеку конкретный вопрос или предложение, то сразу после приветствия (представления) напишите об этом. Не стоит писать только «Привет!» или «Добрый день!» и ждать на него ответа. Ваш адресат имеет право ответить и через 10 минут, и через час, а может вообще не ответить на такое сообщение, посчитав это нецелесообразным.
Избегайте сообщений, разбитых на отдельные слова: каждый раз, когда приходит сообщение, у человека срабатывает сигнал уведомления (если эта функция не отключена), что отвлекает, либо собеседнику придется оторваться от своих дел и уткнуться в экран смартфона, ожидая, когда же вы наконец доформулируете свою мысль. Такую коммуникацию не назовешь эффективной. Поэтому в одном сообщении должна быть полностью сформулированная мысль или четко поставленный вопрос.
Если в одно сообщение хотите «упаковать» несколько тем, то их можно нумеровать либо разделять пустыми строками, что облегчает усвоение информации и ответ на нее, причем может использоваться та же нумерация (только цифра и потом ответ).
См. статью «Шесть бесплатных российских сервисов для проведения онлайн-конференций» в № 6’ 2023
См. новость «Иностранные мессенджеры запретили использовать ряду организаций» в № 5’ 2023 на
См. новость «Штрафы за использование иностранных мессенджеров до 700 000 руб.!» в № 7’ 2023
Грамотность. Если в дружеской переписке мы можем не придавать значения опечаткам или допущенным ошибкам, то в деловом общении проблемы с орфографией и пунктуацией могут оттолкнуть собеседника: сообщения выглядят неряшливо, а собеседник – непрофессионально.
Всегда, прежде чем отправить сообщение, перечитайте его еще раз, отредактируйте и только после этого нажмите кнопку «Отправить».
Иногда автозамена текста или функции Т9 играют с нами злую шутку: хотели написать одно, а отправили другое. Хорошо, когда у наших собеседников все в порядке с чувством юмора и они правильно отреагируют на подобные недоразумения, но может быть и наоборот. Поэтому автозамену на своем смартфоне лучше отключить.
Если все-таки отправили неправильный текст, в котором явно странно смотрится какая-то фраза или слово, то есть несколько вариантов:
Пример 1
Первое сообщение с ошибкой:
Здравствуйте, Елена Николаевна!
Травка мы можем упеть, но при условии получения данных от Вас сегодня. С нашей стороны гендиректор договор уже подписал.
Следующее сообщение с исправлением ошибки:
* Завтра мы можем успеть
Эмодзи и смайлы. Несмотря на то, что эмодзи и смайлы становятся все более популяры, минимизируйте их использование, особенно если главная цель вашей коммуникации – ясность и однозначность понимания информации.
Обычно смайл или эмодзи ставятся, чтобы выразить эмоции или отношение к событию. Однако эмодзи больше приближены к сленгу и разные люди (это связано с возрастными и национальными...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?
Предлагаем десятки оптимальных текстовых конструкций для ведения деловой беседы по телефону: как выстроить свой исходящий звонок; чего произносить не стоит и на какие фразы это лучше заменить; что говорить, если абонент оказался занят или его нет на месте; как вежливо уточнить данные о собеседнике; как организовать целый обзвон и систематизировать его результаты. Лучше всего люди запоминают начало и конец беседы – на это надо делать ставку. Даем готовые формулировки для приема входящих звонков: для переключения на специалистов и руководство организации, что говорить при их отсутствии, когда не расслышали человека, когда требуется время для уточнения информации, когда звонят сразу несколько телефонов, как разговаривать с конфликтным собеседником или излишне болтливым и многое другое. Взяв в свой арсенал эти фразы, секретарь станет более виртуозным, вежливым и «непробиваемым» :)
Какие варианты подтверждения передачи документов организации нарочным или через почту существуют? На какой адрес направлять документы? Обязана ли организация оформлять на экземпляре визитера «делопроизводственную» отметку о поступлении документа и входящий регистрационный номер, «юридическую» отметку о получении документа? Как преодолеть ее отказ? Что делать, если мировой судья отказывается принять заявление потребителя к рассмотрению (например, о замене товара ненадлежащего качества)? Как это преодолеть? Какие условия для этого должны быть выполнены?
Разбираем самые распространенные ошибки при оформлении бланка письма, адресата, подписи, отметок об исполнителе и о приложении, заголовка и самого текста письма (например, как указывать должность, ученую степень и звание, фамилию и инициалы, наименование организации, что нельзя «разлучать» по разным строкам текста, как писать даты и различные периоды времени, как использовать знаки №, §, %, кавычки и др.). На примерах показываем, что является явной ошибкой (с точки зрения ГОСТ Р 7.0.97-2016, правил русского языка), что опасно с точки зрения здравого смысла, а что – просто устаревший вариант оформления.
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
