В процессе разработки регламентов работы коллегиальных органов необходимо прояснить:
Настоятельно советуем регламентировать данные вопросы, независимо от того, идет ли речь об общем собрании акционеров (участников), заседании совета директоров, правления, собраниях и съездах общественных организаций или даже об оперативных совещаниях, которые проводят руководитель организации и руководители структурных подразделений.
См. статью «Алгоритм проведения офлайн и онлайн- совещаний» в № 11’ 2020
Интерес к хранению протоколов и документов, которые обеспечивают процесс подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов, вновь возник в связи с вступлением в силу нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; вступил в силу с 18.02.2020). Его статья 18 предусматривает, что протоколы, постановления, решения, стенограммы коллегиальных органов и документы к ним, т.е. справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки, на основе которых разрабатывались и принимались зафиксированные протоколами решения, имеют единый и, как правило, постоянный срок хранения. Исключения составляют, например, протоколы оперативных совещаний, которые проводят руководители организации (ст. 18 е) с примечанием 3) и оперативных совещаний и собраний, которые проводятся в структурных подразделениях организации (ст. 18 з)).
Обратите внимание на п. 6.24 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71), который рекомендует документы к заседаниям (совещаниям) формировать преимущественно в отдельное дело и группировать внутри него по хронологии и порядку номеров протоколов.
Такое же правило формирования документов к протоколам было закреплено п. 8.20 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения, если они содержат более 25 страниц. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов».
А в новом проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (опубликован на сайте Росархива) прямо устанавливается, что «документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов (Приложение 16)».
Таким образом, каждый документ в деле с протоколами и отдельном деле с документами к ним должен иметь правильно оформленные идентификационные реквизиты (автор, дата, текст, подпись, а при необходимости – индекс и ссылку на протокол и вопрос повестки дня). На оформление данных реквизитов часто не обращают внимания докладчики и исполнители, которые готовят вопросы к рассмотрению на заседании коллегиальных органов, а также справки, доклады, отчеты и др. документы. И уже потом, через 1–3 года после заседания, в процессе подготовки протоколов и документов к ним к передаче на архивное хранение, секретари в авральном порядке организуют поиск стенограмм и видеозаписей, подписание и датирование справок, докладов и презентаций, выявляют их взаимосвязь с вопросами повестки дня и датами заседаний. Таким образом, приходится возвращаться к оформлению документов, которые послужили основаниями для принятых решений, но были подготовлены просто как текстовая информация или презентация, но не как документы. А доклады и презентации-картинки без дат и подписей не имеют юридической силы, не являются доказательствами, поэтому их архивное хранение вызывает только лишние расходы и будет совершенно нецелесообразным.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
Пример 1. Отражение протоколов разных органов компании и документов к ним в номенклатуре дел
Пример 2. Протоколы и документы к ним в описи дел постоянного хранения для передачи в архив
Обратите внимание, что в номенклатуре дел необходимо всегда предусматривать дело с документами к протоколам...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Обязательно ли государственному бюджетному учреждению (ГБУ) согласовывать номенклатуру дел с ЦЭПК Росархива?
Разбираем ситуацию, когда единицы хранения на месте, но отсутствует учетный документ – годовой раздел описи дел, по которому они были переданы в архив организации. Показываем алгоритм действий для источников и неисточников комплектования: где искать опись и как восстановить документ, если его все-таки не нашли, что отразить в предисловии к описи.
Показываем, как можно оформить титульный лист и предисловие к годовому разделу описи дел. Могут ли быть описаны документы разных лет в одном годовом разделе. Как отразить изменение наименования организации. Кто может составлять опись дел, кто ее должен согласовать и утвердить. Какие требования содержат Правила 2023 года, что они не конкретизируют, как в результате делают эту работу на практике. Какие элементы справочного аппарата к описи дел стоит составлять к каждому годовому разделу, а какие только после завершения описи (кроме титульного листа и предисловия могут потребоваться перечень переименований и изменения подведомственности, оглавление, список сокращений, указатели). Когда опись дел можно завершить.
Продолжаем подробный разговор об оформлении описи дел – показываем все на примере описи дел по личному составу. В этом номере журнала разбираем правила оформления табличной части, где описываются все единицы хранения (дела / тома), подлежащие передаче в архив: как заполнить каждую графу описи дел и как эти сведения соотносятся с зафиксированными на обложке дела и в листе-заверителе; тонкости уточнения в описи заголовка дела (впервые сформулированного в номенклатуре дел); когда срок хранения дела не получится просто перенести из номенклатуры дел в опись; что фиксируется в примечании. Как заполнить итоговую запись к описи. Кто в каком порядке подписывает, согласовывает и утверждает опись.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
