Top.Mail.Ru

Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Рубрика: Современное делопроизводство

Приёмы дебюрократизации делопроизводства

Показываем приёмы оптимизации делопроизводственных процессов на примере работы с входящим электронным письмом (сначала описываем «громоздкий» процесс – кто что в каком порядке делает, а потом как этот процесс можно ускорить, упростить, автоматизировать). В табличной форме систематизируем проблемы «забюрократизированного» делопроизводства и методы их «лечения». Объясняем, как можно провести аудит локальных нормативных актов организации и потом оптимизировать их, чтобы обеспечить работников удобными инструкциями и регламентами. На тему работы с человеческим фактором тоже даем некоторые советы.

Как сделать Инструкцию по делопроизводству полезной для компании

Конкретные рекомендации по превращению Инструкции по делопроизводству в удобный справочник для сотрудников: как организовать навигацию, оптимальная структура текста, что можно вынести в приложения и памятки, как отразить правила оформления разных видов документов и процессы работы с ними в удобной табличной форме, что включать в альбом (бланки, формы, шаблоны заполнения документов). Примеры оформления 1-й страницы Инструкции с титульным листом и без него.

Новый ГОСТ вместо ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Вступает в силу обновленный терминологический стандарт. Один из его ключевых разработчиков комментирует внесенные изменения: на какую нормативную базу опирались, как и у каких ключевых терминов изменились определения, что появилось и что изъяли. Терминология закладывает фундамент нормативного регулирования и практической работы. Например, обратите внимание на термин «архивный документ», потому что на архивные документы не распространяются требования закона о защите персональных данных, что существенно облегчает работу с ними (вас порадует, что таковыми признаются не только те, что лежат в архиве). Появилось и обновилось много терминов, связанных с применением информационных технологий. Однако определение «электронного документа» было изъято. Самые важные изменения терминологического ГОСТа автор систематизировал и объяснил в данной статье (для наглядности комментируемые и связанные с ними понятия приводятся в таблицах, что помогает сразу сориентироваться в них).

Что нужно сделать службе ДОУ в конце года

Состав работ, который традиционно выполняется в конце и начале года, в разных организациях отличается. Показываем, что входит в обязательную программу и что еще целесообразно сделать (сможете проверить себя по «чек-листу»). Где взять подсказки для наилучшего выполнения.

Внедрение простой электронной подписи: шаг за шагом

Опыт крупной организации по внедрению простой электронной подписи (ЭП) для перевода в цифру внутренних документов изложен в виде оптимального порядка действий (кто что должен сделать). Разбираются варианты визуализации на документах квалифицированной и простой ЭП. Зачем работодателю выпускать сертификат для простой ЭП. Как обозначить круг документов и действия с ними, для которых можно применять простую ЭП. Опубликованы примеры приказа о внедрении новой технологии и Положения об использовании простой ЭП в организации, а также согласия работника на признание равнозначности его простой ЭП собственноручной подписи на бумажном носителе.

Аудиовизуальные документы в номенклатуре дел

Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Сколько хранить проекты документов и листы согласования к ним

Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется. Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Составляем номенклатуру дел кадровой службы

Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.

Принципиальное увеличение сроков хранения документов

Может ли организация увеличить срок хранения документов с «короткого» (до 10 лет), предписанного Перечнем 2019 г., до постоянного? Как это оформить в номенклатуре дел? Какова специфика у организаций, которые являются источниками комплектования государственных / муниципальных архивов и которые таковыми не являются?

Процедура подачи документов в арбитражный суд

Показываем алгоритм действий при подаче документов в суд 3 способами: нарочным (при личной явке), по почте, в электронном виде через систему «Мой Арбитр». Объясняем, как заверить копии представляемых в суд документов, даем примеры ходатайств о приобщении материалов к делу (арбитражного суда и суда общей юрисдикции; от имени физлица и организации). Поясняем, как их подписать от имени организации в бумажном и электронном виде, как оформить доверенность на представителя. В каком случае сотрудник суда поставит на ваш экземпляр документа отметку о приеме.

Новости

Все новости

Эксперты номера 02 / 2025

Все эксперты

Архив статей

Гиперссылка как инструмент навигации по нормативным документам организации

Показываем, как создать оглавление в начале локального нормативного акта в виде системы гиперссылок, чтобы пользователи потом, нажимая на нужный раздел, могли сразу «перелетать» на него. Вы сможете установить отдельные гиперссылки внутри вордовского файла на любые его фрагменты, а также настраивать их на внешние ресурсы: файлы, веб-сайты, электронную почту. В каком формате лучше размещать итоговый нормативный документ для использования работниками организации.

Составление описи дел (часть 2)

Продолжаем подробный разговор об оформлении описи дел – показываем все на примере описи дел по личному составу. В этом номере журнала разбираем правила оформления табличной части, где описываются все единицы хранения (дела / тома), подлежащие передаче в архив: как заполнить каждую графу описи дел и как эти сведения соотносятся с зафиксированными на обложке дела и в листе-заверителе; тонкости уточнения в описи заголовка дела (впервые сформулированного в номенклатуре дел); когда срок хранения дела не получится просто перенести из номенклатуры дел в опись; что фиксируется в примечании. Как заполнить итоговую запись к описи. Кто в каком порядке подписывает, согласовывает и утверждает опись.

Что делать, если опись дел утрачена?

Разбираем ситуацию, когда единицы хранения на месте, но отсутствует учетный документ – годовой раздел описи дел, по которому они были переданы в архив организации. Показываем алгоритм действий для источников и неисточников комплектования: где искать опись и как восстановить документ, если его все-таки не нашли, что отразить в предисловии к описи.

Заявление о переносе отпуска по инициативе работника

Во-первых, ТК РФ предусматривает 2 случая, когда работник имеет право требовать переноса периода своего ежегодного оплачиваемого отпуска, изначально предусмотренного в графике отпусков. Какие оплошности работодателя могут стать причиной? Может ли в этом случае работник диктовать организации новые даты своего отпуска? Во-вторых, работник может попросить перенести отпуск по личным, семейным обстоятельствам. Какие риски могут возникнуть у работодателя в этом случае? Приводим 3 образца заявления о переносе отпуска для всех этих случаев. Объясняем состав документов, необходимых для переноса отпуска (возможно, вы до сих пор оформляете лишние бумаги :)

Способы обеспечения защиты документов в СЭД

Какой функционал системы электронного документооборота не только повышает удобство ее использования, но и работает на информационную безопасность организации: как организовать распределение прав доступа, что дает протоколирование действий пользователей, что помешает удалить нужный документ, когда поможет штрихкодирование и шифрование документов, зачем сохранять все версии проекта документа, какими электронными подписями снабдить пользователей.

Документируем состояние опьянения на работе

Что считается появлением на работе в состоянии опьянения? Какое время и место под это подпадает? Какие внешние признаки опьянения бывают и почему их важно детально описывать, составляя документы? Как поступить, если работник отказывается пройти медицинское освидетельствование на состояние опьянения или предоставить его результаты работодателю? Почему человека важно сразу отстранить от работы? Как можно засвидетельствовать отказ работника от ознакомления с документами? Какие варианты дисциплинарных взысканий возможны за появление на работе в нетрезвом виде? Показываем примеры составления документов: акт о нахождении на работе в состоянии опьянения; направление работника на медицинское освидетельствование (какими документами еще можно доказать его состояние, если он откажется явиться к медикам); приказ об отстранении от работы; приказ о допуске к работе; акт об отказе от ознакомления с документом; акт об отказе работника предоставить письменное объяснение.

Как потребителю доказать суду направление документов ответчику

Какие варианты подтверждения передачи документов организации нарочным или через почту существуют? На какой адрес направлять документы? Обязана ли организация оформлять на экземпляре визитера «делопроизводственную» отметку о поступлении документа и входящий регистрационный номер, «юридическую» отметку о получении документа? Как преодолеть ее отказ? Что делать, если мировой судья отказывается принять заявление потребителя к рассмотрению (например, о замене товара ненадлежащего качества)? Как это преодолеть? Какие условия для этого должны быть выполнены?

Технические ошибки (описки) в оформлении договоров и их последствия

Технические ошибки (описки) в договорах в дате, месте заключения договора, наименовании сторон и их реквизитах, в наименовании товара, единиц его измерения и количества, учета НДС могут привести к проблемам. Объясняем, к каким именно (на основе анализа судебной практики). Даем советы, каким образом их можно избежать, предлагаем полезные формулировки для договоров.

Годовая премия: самые распространенные ошибки

Как долго могут тянуть с выплатой годовой премии? Насколько свободно работодатель может определять ее размер? Что обычно работники обжалуют в суде? Как организовать ознакомление работников с приказами о премировании, чтобы потом не было проблем?

Служба ДОУ оформляет акт на уничтожение документов разных лет

За основу можно взять рекомендованную форму акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (из архивных Правил 2023 года). Ее можно использовать для оформления уничтожения документов с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях, в нее можно включить документы нескольких подразделений за несколько лет. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Письмо-претензия: правила эффективной коммуникации

Как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы? Сначала разберем примеры нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях. Потом дадим рекомендации, как вести претензионную переписку с возможностью сохранить хорошие отношения с деловым партнером, а главное – чтобы добиться от него разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо». В статье дано множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования) – они выручат вас при составлении подобных документов.

Составление описи дел (часть 2)

Продолжаем подробный разговор об оформлении описи дел – показываем все на примере описи дел по личному составу. В этом номере журнала разбираем правила оформления табличной части, где описываются все единицы хранения (дела / тома), подлежащие передаче в архив: как заполнить каждую графу описи дел и как эти сведения соотносятся с зафиксированными на обложке дела и в листе-заверителе; тонкости уточнения в описи заголовка дела (впервые сформулированного в номенклатуре дел); когда срок хранения дела не получится просто перенести из номенклатуры дел в опись; что фиксируется в примечании. Как заполнить итоговую запись к описи. Кто в каком порядке подписывает, согласовывает и утверждает опись.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

«Заранее благодарю» в конце электронного письма

Какой эффект оказывают на адресата такие фразы в электронной переписке, как «Заранее благодарю» или «Заранее спасибо»: рассказываем о мнениях экспертов на этот счет и результатах исследования разработчика приложений для электронной почты; о западной, восточной и отечественной специфике. Профессионала от дилетанта отличает понимание нюансов, о которых мы и говорим в этой статье.

Гиперссылка как инструмент навигации по нормативным документам организации

Показываем, как создать оглавление в начале локального нормативного акта в виде системы гиперссылок, чтобы пользователи потом, нажимая на нужный раздел, могли сразу «перелетать» на него. Вы сможете установить отдельные гиперссылки внутри вордовского файла на любые его фрагменты, а также настраивать их на внешние ресурсы: файлы, веб-сайты, электронную почту. В каком формате лучше размещать итоговый нормативный документ для использования работниками организации.

Сопроводительное письмо: особенности оформления

Когда лучше использовать глагол «высылаем», а когда «представляем» или «направляем». Когда в тексте местоимение «Вы» и его производные стоит писать с заглавной буквы, а когда со строчной. Как оформить отметку о наличии приложений. Как правильно адресовать письмо. Как указать исполнителя, с которым можно связаться, если возникнут вопросы. Какие даты могут быть оформлены на письме для фиксации этапов коммуникации. Показываем примеры оформления отдельных реквизитов для разных ситуаций и целых сопроводительных писем.

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 1)

Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.

Как рассчитать степень загруженности архива для заполнения его паспорта

В предыдущих Правилах работы архивов организаций 2015 года не было методики расчета загруженности архивохранилища. В Правилах 2023 года появился принцип расчета площади архивохранилищ. Мы сделали расчет для одной и той же ситуации по старому алгоритму (при котором практики отталкивались только от фактических данных) и по новому (который базируется на плановом показателе), чтобы вы почувствовали разницу и смогли выбрать свой способ расчета загруженности архивохранилища. Он понадобится не только для представления отчетности в конце года в архивное учреждение (необходимо для источников комплектования), но и для разговора с собственным руководством, когда назревает дефицит свободной площади.

Способы обеспечения защиты документов в СЭД

Какой функционал системы электронного документооборота не только повышает удобство ее использования, но и работает на информационную безопасность организации: как организовать распределение прав доступа, что дает протоколирование действий пользователей, что помешает удалить нужный документ, когда поможет штрихкодирование и шифрование документов, зачем сохранять все версии проекта документа, какими электронными подписями снабдить пользователей.