С 1 июня 2020 года вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Росархива от 02.03.2020 № 241. В названии и в п. 1.1 самих Правил отражен круг архивов, на который они распространяются:
Но обратите внимание: есть некоторые изменения, которые затронут организации – источники комплектования таких архивов, а также любые организации, сдающие туда документы при ликвидации. С этими корректировками мы сейчас внимательно разбираемся, чтобы в ближайшем номере опубликовать статью о них.
А пока посмотрим, что появилось нового в Правилах касательно хранения электронных документов. Оказалось, что этому посвящен «целый» раздел (состоящий, правда, всего из 3 пунктов) – процитируем его полностью, чтобы вы смогли оценить масштаб:
Раздел VII «Особенности хранения электронных документов» Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24)
7.1. Хранение электронных документов в архиве осуществляется:
на физически обособленных носителях – в двух экземплярах, один из которых является основным, другой – рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;
в информационной системе архива – на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов.
7.2. Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:
применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;
наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;
проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;
организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.
7.3. Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе архива обеспечиваются:
ее соответствием требованиям законодательства… в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации3;
соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации4;
резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.
Затронут очень важный вопрос: сколько экземпляров съемных носителей нужно для того, чтобы обеспечить надежное хранение на них электронных документов. Росархив считает, что достаточно 2, причем 1 экземпляр – рабочий, т.е. именно его используют для того, чтобы получить доступ к документам.
Но большинство уважающих себя архивов хранят материалы в 3 и более экземплярах, причем 1 из них, действительно, территориально удаленно – в идеале в другом конце страны. О 2 экземплярах можно говорить скорее в случае хранения материалов гигантского объема и/или требующих для работы с ними особого оборудования и программного обеспечения.
В современной практике, когда пользователи носители на руки не получают и доступ к документам осуществляется через информационную систему, понятие «рабочего экземпляра» не употребляется.
В качестве позитивной стороны отметим отсутствие попыток навязать конкретные виды носителей и программных средств, а также способов конверсии и миграции.
Конечно, было бы совсем замечательно, если бы по каждому из этих пунктов в Правилах дали высокоуровневые указания и рекомендации (или отсылки к отраслевой литературе) о том, как реализовать данные требования на практике. Ведь для бумажных документов по вполне понятным причинам в Правилах все это описано достаточно подробно.
Поэтому осмелимся дать свои рекомендации на этот счет: уже давно переведены на русский язык и утверждены в качестве государственных стандартов ряд международных стандартов, в которых даются разъяснения по ключевым вопросам, связанным с организацией долговременного хранения электронных документов. Они особенно пригодятся, если вам потребуется разрабатывать свои локальные нормативные акты на эту тему:
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?
Можно ли при оформлении отпуска работника в одном приказе прописать всю информацию о предоставлении отпуска и в этом же приказе (отдельным пунктом) возложить обязанности отсутствующего работника на другого работника на период отпуска? Тогда возникает вопрос о сроках хранения приказа. Срок хранения приказов об отпусках – 5 лет, возложение обязанностей – 50 лет. Если отпуск и возложение обязанностей на период отпуска должны оформляться разными приказами, то должно быть два разных документа-основания: заявление на отпуск от работника и служебная записка на возложение обязанностей? Или достаточно в одном заявлении на отпуск указать информацию о согласии другого работника исполнять обязанности на период отпуска?
Какие сведения автор обращения обязан указать о себе и способах коммуникации с ним? Обязана ли организация направлять на почтовый адрес гражданина бумажный ответ на его электронное обращение? Ответы даем на основе анализа формулировок закона об обращениях граждан. Показываем примеры того, как можно организовать распечатку из СЭД и оформлять бумажные копии электронных ответных писем.
Как освободить руководителя организации от необходимости рассматривать большой вал входящих документов для выдачи по ним поручений исполнителям? Можно перенаправить основной поток напрямую на его заместителей, руководителей подразделений и ответственных работников. Показываем, как выявить темы документов и по какой логике распределять их между этими «адресатами». Как учитывать важность и срочность вопросов, какие установки обсудить с руководителем. Как работать с нерегистрируемой корреспонденцией. Как оформить матрицу распределения документов. Что регламентировать. Как преодолеть сопротивление изменениям со стороны руководителей и остальных сотрудников компании.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
