Не стесняться и в заголовок дела включать указание на копийность документов дела. Например:
Конечно, в заголовке дела необходимо указать наименование вышестоящей организации, а в графе «Примечание» номенклатуры дел отметить, что подлинники хранятся в соответствующем подразделении вышестоящей организации. Срок хранения копий документов – в основном «До минования надобности» – также фиксируется в номенклатуре дел. Причем по отношению к научно-технической, производственной, строительной документации срок хранения копий «До минования надобности» означает в основном 5-летний срок хранения в связи со спецификой производственной и строительной деятельности.
При разработке номенклатуры дел необходимо исходить из правила, согласно которому все документы организации (оригиналы, копии, экземпляры, существующие в любой форме) должны быть выявлены, систематизированы и идентифицированы в составе ее документального фонда. Собственно, для этих целей и составляется номенклатура дел как многофункциональный документ, который одновременно является плановым, учетным, организационным документом и классификационным справочником.
Обратите все же внимание на то, что если филиал или представительство организации не являются юридическими лицами, они могут быть налоговыми агентами на территории, где зарегистрированы. Значит, до ликвидации такого филиала оригиналы налоговой отчетности, актов сверки расчетов и т.п. должны храниться как минимум 4-5 лет в данном подразделении организации. Оригиналы документов по личному составу до увольнения работников также хранятся в территориально обособленном подразделении. Паспорта объектов, документы по технике безопасности, акты проверок и т.п. как оригиналы должны быть всегда в распоряжении руководителя территориально обособленного подразделения. Не говоря уже о том, что руководитель такого подразделения имеет доверенности, издает распоряжения, ведет переписку от имени организации и осуществляет иные аспекты административно-организационной деятельности, которая сопровождается подлинными документами, имеющими юридическую силу.
Рекомендуем очень внимательно подойти к составлению номенклатуры дел на следующий год, выявить все подлинные документы территориально обособленного подразделения и правильно установить сроки их хранения. Подлинные документы как минимум в течение года, в котором действует номенклатура дел (и следующего за ним делопроизводственного года), будут храниться у вас в территориально обособленном подразделении «до передачи в Москву».
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Организация не является источником комплектования государственного архива. В Перечне 2019 года установлено, что такие организации могут не хранить постоянно документы, для которых Перечнем 2019 года установлен срок хранения «постоянно». Как оформить это в номенклатуре дел?
Как в протоколах оформлять реквизит «место составления или издания»? При оформлении протоколов в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях этот реквизит в отношении оформления протоколов назван «место заседания». Как необходимо оформлять: – населенный пункт (как определено в п. 5.13 ГОСТ Р 7.0.97-2016) или – кабинет руководителя (в некоторых протоколах указывают полный адрес вплоть до кабинета)?
Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
