Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Сейчас горячая пора – время разработки либо уточнения номенклатуры дел на следующий 2016 год. И чтобы номенклатуры подразделений разрабатывались в них, и вы потом их не переделывали, нужно грамотно объяснить коллегам, как определять сроки хранения дел. Какими нормативными документами пользоваться? С какой навигацией и по какому алгоритму лучше действовать, чтобы не тонуть в объемных перечнях? Почему нельзя «в лоб» воспринимать их сроки хранения и указанные категории документов? Какие распространенные ошибки допускают новички? От качества и простоты вашего инструктажа зависит качество выполнения этой работы в подразделениях, а значит, уменьшение вашей «головной боли». На базе этой статьи можете даже составить методическое пособие для коллег.

Как организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным)? В каждом случае есть свои особенности. Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем, чтобы придать ­необходимую юридическую силу? Какие при этом есть варианты и от чего они зависят?

Большинство документов сейчас распечатывается на принтере, но рукописная подпись на них все же присутствует. Что она может рассказать вам о ее обладателе? Мы на примерах объясняем, как провести ее графологическую экспертизу (в каком порядке действовать, какие элементы подписи о каких чертах личности могут свидетельствовать, как относиться к полученным выводам).

21.09.2015 вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526. Какие предписания относительно номенклатуры дел они содержат? Что изменилось в форме сводной номенклатуры дел организации и подразделения? Какова последовательность их удостоверения? Какую классификационную схему документов в них использовать? Что важного «осталось за кадром»? Какими еще документами руководствоваться при разработке и оформлении номенклатуры дел на 2016 год?

В практике разработки номенклатуры дел встречаются интересные ситуации, которые требуют анализа и обобщения с целью закрепления опыта «лучших практик» и выявления «пробелов» в требованиях нормативных и методических ­документов. Рассмотрим два из них: 1. Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения? 2. Как можно в холдинге / корпорации, куда входят самостоятельные юридические лица, или на крупном предприятии, подразделения которого не являются юридическими лицами, ограничиться составлением номенклатур этих ­подразделений без их слияния в сводную номенклатуру дел?

В июне 2015 года вступили в силу новые положения Гражданского кодекса РФ, касающиеся договорных отношений. Какие дополнительные риски и гарантии теперь необходимо учитывать при ведении деловых переговоров? Что считать юридически значимым сообщением? Почему стоит повысить бдительность к электронной переписке? Мы рекомендуем конкретные действия, формулировки для документов и электронной переписки, которые помогут избежать убытков, недопонимания с деловыми партнерами, а также злоупотреблений с их стороны.

Автор делится опытом АО «АТОМПРОЕКТ» по расчету коэффициента исполнительской дисциплины, который позволяет учитывать в числовой форме не только количество просроченных поручений, но и длительность задержки, их соотношение с вовремя выполненными поручениями, важность заданий. Имея на руках такой справедливый коэффициент, его можно применять при расчете мотивирующих выплат сотрудникам – и тогда исполнительская дисциплина переходит на качественно новый уровень!

В мы разобрались, какие виды внутренних документов можно перевести в электронный вид, как организовать их полностью электронный жизненный цикл (от создания и согласования проекта до исполнения и ознакомления), какой вид электронной подписи для этого можно применять. Кроме того, мы начали публиковать образцы локальных нормативных актов, которые регламентируют применение электронной подписи во внутреннем документообороте так, чтобы заверенные ею действия с документом были юридически значимыми: в прошлом номере было размещено «Положение о порядке применения электронной подписи в системе электронного документооборота организации», а в этом номере вас ждет «Положение об удостоверяющем центре организации» с «Правилами для владельца сертификата ключа».