Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Сколько хранить и куда подшивать приложения, допсоглашения к договорам, протоколы разногласий и иную договорную документацию? К каким письмам стоит отнестись особенно трепетно? Как быть с документами, отражающими ход исполнения договоров? Какие варианты группировки документов в дела существуют, какие из них оптимальны? Даны дополнительные пояснения относительно документации по государственным и муниципальным контрактам. Определены сроки хранения журналов регистрации договоров и выдачи их копий, а также регистрационных баз данных.

Привлечь бывшего руководителя обанкротившейся организации к ответственности за утрату бухгалтерских документов реально! Буквально в марте была поставлена точка в затянувшемся деле, в рамках которого бывшему гендиректору грозило выплатить из своего кармана 85 миллионов рублей. Так решил суд первой инстанции, и даже наличие акта о затоплении документов горячей водой не спасало. Выручила лишь апелляционная инстанция на том основании, что рассматриваемые обстоятельства имели место до вступления в силу новых положений Закона о банкротстве. Эту поучительную историю вы можете рассказать и своему руководству, чтобы получить дополнительное финансирование для обеспечения сохранности документов.

Автор статьи разработала методику создания Табеля и его форму, которые, к сожалению, не включили в ГСДОУ. Этой информацией она делится с вами на страницах нашего журнала.

Табель и Альбом форм документов организации чрезвычайно полезны в работе. Только чтобы их использование сделать максимально удобным, пора перевести эти документы в электронный вид. В статье описан успешный опыт размещения и использования данных документов на сайте Белгородского государственного университета на основе 1С-Битрикс. Авторы рекомендуют определенную группировку информации, способ утверждения и форму Табеля, вариант отображения информации о документе, способ организации справочников. Вам покажут, как вдохнуть новую жизнь в Альбом форм документов.

Закон «Об электронной подписи» только что вступил в силу. Какие новые виды электронных подписей мы теперь будем использовать и чем они отличаются друг от друга, а также от уже освоенной нами ЭЦП? Какова судьба старого Закона об ЭЦП и самой ЭЦП? Какие преимущества и опасности нам «светят» в связи в появлением подписи организации, не прикрепленной к конкретному должностному лицу? Ведь прежде ЭЦП выдавались только физическим лицам. Появилась возможность замещения печатей, в чем ее суть? Сколько теперь будут хранить и что смогут «потерять» удостоверяющие центры? И др.

Заявленный семинар был подготовлен прежде всего для руководителей служб делопроизводства, решающих управленческие задачи. На нем были рассмотрены функции службы делопроизводства, которые необходимо выделить, формализовать и представить руководству организации в связи с новыми и четкими формулировками целей и задач, установленными Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. В ходе семинара давались не просто ответы на вопросы участников, а обсуждались конкретные управленческие ситуации. Некоторые из них мы предлагаем вашему вниманию на страницах журнала.

Если у вас попросили чуточку внимания (времени), значит, у вас попросили чуточку вашей жизни. Время – это великая энергия, которую стоит обуздать. А для этого потребуется разобраться с пожирателями времени и освоить технологии управления им.