Как в письме указать, что оно подписано ЭП
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случаев, для которых нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
В 2023 году на законодательном уровне произошел ряд изменений, касающихся получения усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Рассмотрим, что нужно сегодня для получения УКЭП в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС России.
См. новость «Дедлайн по МЧД перенесли уже в 3-й раз... и другие изменения в Законе “Об электронной подписи”» в № 8’ 2023
См. статью «Что такое машиночитаемые доверенности, или Как подписывать электронные документы с 1 сентября 2023 г.» в № 4’ 2023
См. статью «Зависимость юридической силы документа от электронной подписи и СЭД» в № 3’ 2023
Сразу уточним, что ехать напрямую в удостоверяющий центр этого ведомства не надо – на сайте ФНС России есть список налоговых инспекций, которые являются пунктами выдачи УКЭП1.
Например, в Москве это делает только Межрайонная ИФНС № 46, а в Санкт-Петербурге – Межрайонная ИФНС № 15.
Кто может получить УКЭП в налоговой? По общему правилу это:
Действительно, большинство отечественных юрлиц получают УКЭП в УЦ ФНС России. Исключением стали лишь:
Кредитным организациям УКЭП выдают в УЦ Банка России, а должностным лицам государственных и муниципальных органов – в УЦ Федерального казначейства.
Организации, имеющие право бесплатно получить УКЭП в УЦ ФНС России, могут это сделать не только в налоговой инспекции, но и у доверенных лиц УЦ ФНС России (см. Рисунок 1). У них есть свои особенности в порядке выдачи УКЭП, которые стоит прояснить до обращения к ним на их сайтах. Далее в статье мы будем говорить о порядке получения УКЭП именно в налоговой.
Рисунок 1. Актуальный список доверенных лиц УЦ ФНС России размещается на сайте этого ведомства2
Где и для чего можно использовать УКЭП, полученную в УЦ ФНС России? На всех электронных площадках и сервисах для входа и подписания документов:
Как обеспечить юридическую силу электронного документа, подписанного ЭП, в течение всего периода хранения документа (в т.ч. после окончания срока действия сертификата ЭП)? О решении этой задачи рассказываем в статье «Механизм использования электронной подписи и метки доверенного времени» в № 1’ 2024
См. статью «Электронный документооборот в морских и речных пунктах пропуска» в № 1’ 2024
Что потребуется руководителю организации для получения УКЭП в налоговой:
Можно предоставить полученный ранее ключевой носитель, если он имеет действующий сертификат соответствия ФСТЭК или ФСБ России. Приобрести новый ключевой носитель можно у производителей, их дистрибьюторов, у операторов электронного документооборота, доверенных лиц удостоверяющего центра ФНС России, а также в вендинговых аппаратах, установленных прямо в налоговых инспекциях.
Если с документами и данными все в порядке, то руководителю организации выдадут УКЭП быстро. Если возникнут проблемы, то должны уложиться в срок до 5 дней. Получать токен с записанными ключами УКЭП руководителю придется лично.
Если УКЭП получает руководитель филиала или представительства иностранного юрлица, то состав предъявляемых в налоговую документов меняется. С собой нужно принести:
Руководители филиалов отечественного юрлица могут получить УКЭП? Вспомним ключевую фразу о том, что УЦ ФНС России выдает УКЭП руководителям, «которые действуют без доверенности». А в ГК РФ есть императивная норма о том, что руководители филиала и представительства действуют на основании доверенности – поэтому они получают УКЭП не в УЦ ФНС России.
Юридически значимый электронный документооборот невозможен без подписания документов электронными подписями и, как показала практика, при их получении могут возникать определенные сложности.
Так, в 2022 году в связи с изменениями законодательства РФ возникли проблемы с получением УКЭП у иностранных организаций, не включаемых по законодательству в Единый государственный реестр налогоплательщиков (ЕГРН), находящихся на территории РФ и имеющих в своем штате сотрудников – граждан РФ (например, посольства и представительства иностранных организаций). Среди них как раз и оказались представительства иностранных организаций и посольство, которым наша компания оказывала помощь в подготовке отчетности. Из-за отсутствия в ЕГРН сведений по этим юрлицам были трудности с однозначной идентификацией людей, являющихся их руководителями. Более того, отсутствовал законодательно утвержденный список документов, которые таким организациям необходимо предоставить в удостоверяющий центр для получения УКЭП.
Наша компания является разработчиком программного обеспечения для ведения учета и подготовки отчетности, в т.ч. экспертом в разработке форм и форматов электронных документов (см. Рисунок 2). Именно поэтому мы регулярно привлекаемся к соответствующей работе в интересах самих ФОИВ, что позволяет нам задавать интересующие вопросы на разных уровнях и в составе различных межведомственных комиссий и некоммерческих ассоциаций. Когда возникла проблема у наших клиентов, для выправления изъяна правовой базы мы совместно с Ассоциацией РОСЭУ также инициировали переписку с ФНС и Минцифры России, попросив вернуть выпавшие категории налогоплательщиков в правовое поле в части возможности получения ими УКЭП (ну и как следствие – возможности сдачи отчетности по каналам связи с УКЭП).
В результате появились необходимые изменения в нормативных правовых актах, и теперь руководители филиалов и представительств иностранных компаний могут получить УКЭП в удостоверяющем центре ФНС.
Однако с иностранными посольствами вопрос пока не решен – нет конкретного перечня документов для получения УКЭП их сотрудниками и руководителем. Сегодня при обращении в удостоверяющий центр ФНС России для получения УКЭП они получат отказ и будут перенаправлены в любой доверенный удостоверяющий центр. Но проблема в том, что в ФНС не выдадут УКЭП, т.к. не могут идентифицировать их руководителей, а в других УЦ не выдадут, т.к. руководители посольств действуют без доверенности.
Справедливости ради стоит отметить, что таких «неучтенных налогоплательщиков» единицы. Для большинства организаций проблем не возникает. Вот что в итоге посещения налоговой получит обычный заявитель:
Срок действия ключей – 15 месяцев. Ключи электронной подписи не экспортируемые, т.е. их нельзя скопировать или извлечь из носителя во избежание рисков компрометации и нанесения ущерба их владельцу. Не стоит забывать про безопасность! Если еще пару лет назад можно было «клонировать» USB-токен на внешний носитель и пользоваться всем офисом (бухгалтеру, рядовому менеджеру или начальнику, помимо генерального директора), то теперь это сделать затруднительно – электронная подпись на токене стала «не открепляемой», экспорт содержимого на внешний носитель стал невозможным.
Обратите внимание, получение УКЭП в налоговой – это только полдела, чтобы ею можно было пользоваться, на компьютер еще надо установить дополнительное программное обеспечение (см. Рисунок 3). Порой еще специфическое ПО надо доустанавливать, чтобы можно было пользоваться УКЭП на конкретной площадке.
Рисунок 3. Фрагмент памятки о получении и использовании УКЭП на сайте ФНС России4
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
Какие документы в сфере дополнительного профессионального образования нельзя подписывать электронной цифровой подписью? Также прошу подсказать, есть ли ограничения в подписании усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) приказов по основной деятельности и по учебной деятельности (срок хранения – постоянный), служебных записок, учебно-тематических планов, справок об обучении?
Опыт крупной организации по внедрению простой электронной подписи (ЭП) для перевода в цифру внутренних документов изложен в виде оптимального порядка действий (кто что должен сделать). Разбираются варианты визуализации на документах квалифицированной и простой ЭП. Зачем работодателю выпускать сертификат для простой ЭП. Как обозначить круг документов и действия с ними, для которых можно применять простую ЭП. Опубликованы примеры приказа о внедрении новой технологии и Положения об использовании простой ЭП в организации, а также согласия работника на признание равнозначности его простой ЭП собственноручной подписи на бумажном носителе.
Можно подписывать акт выполненных работ по гражданско-правовому договору с одной стороны собственноручной подписью исполнителя, а с другой – УКЭП руководителя организации-заказчика?
Какие квалифицированные электронные подписи останутся в работе после 01.09.2023. Кому потребуются машиночитаемые доверенности (МЧД) от работодателя. Как с их помощью подписывать и пересылать электронные подлинники документов уже сейчас и после 01.09.2023, когда полноценно заработает единое блокчейн-хранилище таких доверенностей (оно позволит проверять действительность МЧД). Какое разнообразие требований существует к формату МЧД и кодам предоставленных полномочий... и как «выкручиваться» в этой ситуации. Чему надо успеть научить свою СЭД, чтобы после 01.09.2023 продолжить в ней полноценно работать с электронными подлинниками.
Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.
Что говорит законодательство о 3 видах электронных подписей (простой, неквалифицированной и квалифицированной) и других ключевых понятиях. Структура, содержание и примеры формулировок для Регламента применения простой ЭП внутри организации и Регламента применения квалифицированной ЭП при взаимодействии с другими организациями. Какие документы стоит создавать в виде электронных подлинников, подписанных ЭП, как организации решать этот вопрос.
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?