Как в письме указать, что оно подписано ЭП
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
В п. 3.65 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) говорится о том, что если письмо направляется зарубежному партнеру, оно:
Форму такого бланка каждая организация разрабатывает самостоятельно. При этом «шапка» письма может быть составлена как на русском (государственном), так и на английском (международном) языке. При использовании английского языка расположение реквизитов может быть традиционным для нас (Пример 1) либо для англосаксонского мира (Пример 2) – как видите, разница есть.
Статья «Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем» в № 9’ 2020: поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам
См. статью «Англоязычная деловая переписка по электронной почте» в № 7’ 2018
Пример 1. Бланк письма для международной переписки (реквизиты на английском языке расположены по правилам российского делопроизводства)
Пример 2. Структура стандартного делового письма на английском языке
О «двуязычных» бланках ГОСТ Р 7.0.97-2016 говорит применительно:
Пример 3. Бланк письма на русском и английском языках
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Рисунок В.8 «Образец продольного бланка письма организации на двух языках»
ГОСТ Р 7.0.97-2016 допускает расположение одинаковых реквизитов:
Заметьте, что дублировать принято все реквизиты бланка письма, кроме регистрационного номера письма и ссылки на номер и дату инициативного документа.
Но если вы ведете интенсивную переписку с партнерами из каких-то стран, то можете разработать отдельные бланки для таких корреспондентов на их родном языке, что покажет знание вами их традиций и особое почтение – это повысит шансы на успешный деловой контакт.
Очень часто в деловом мире знакомство начинается с письма. Именно по переписке в первое время вас оценивают как личность, и именно от этого зависит, будут ли отношения развиваться либо они прекратятся. Поэтому умение правильно писать деловые письма очень ценно.
Грамотно составленное письмо состоит из ряда внутренне связанных частей, которые должны быть выстроены в логическом порядке по отношению друг к другу. Любые деловые письма имеют четкую структуру, элементы которой должны присутствовать в каждом сообщении.
К обязательным элементам текста письма относятся:
Для отечественной и восточной практики деловой переписки характерен «МЫ-ПОДХОД», когда при подаче информации отправитель и адресат позиционируются...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Обязательно ли в деловых письмах указывать «Настоящий документ подписан электронной подписью» в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»?
У нашей компании есть дочерние организации. Если письмо пришло в дочернюю компанию, можно ли регистрировать входящее письмо на организацию-учредителя?
Участились фейковые запросы на предоставление документов и информации якобы от имени контролирующих органов. Объясняем, что вас должно насторожить, – перечисляем критерии, по которым можно вычислить злоумышленников.
Как оформить в письме отметку о приложении, если приложение и письмо сканируются одним файлом, а потом подписываются электронной подписью? В этом случае отдельного файла у приложения нет – и письмо, и его приложение «находятся» в едином файле.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.