Вписывать недостающие сведения непосредственно в трудовой договор уже после его заключения предписывает статья 57 Трудового кодекса РФ. Как это грамотно сделать с юридической точки зрения, чтобы вас не обвинили в фальсификации? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
При недостаточной проработке отечественной нормативно-методической базы компаниям сложно организовать грамотное хранение своих электронных документов (особенно долгосрочное). Но ждать у моря погоды уже нет возможности – действовать нужно сейчас! Потому наши советы могут оказаться для вас бесценными: на какие принципиальные моменты нужно обратить внимание, как выбирать форматы электронных документов, носители информации, формулировать требования к метаданным, обеспечить сохранность документов, подписанных ЭЦП / УЭП, обеспечить целостность и аутентичность, выбрать систему и инструменты для электронного архива, как относиться к облачным решениям.
У каждого есть свое заветное желание, которое никак не удается исполнить: у кого-то – купить квартиру, чтобы был свой дом; у другого – достичь головокружительных карьерных высот; выйти замуж за конкретного человека или выйти замуж в принципе или др. Что мешает им реализоваться? Можно найти массу советов психологов о технологии целеполагания, построении планов и достижении целей, но (!) они не учитывают один принципиальный момент, который часто выполняет функцию надежного тормоза – о нем и поговорим.
Документы должны быть грамотно составлены. Но язык, развиваясь, вносит формы, которые невозможно сразу регламентировать, потому их нет даже в самых новых словарях и правилах. Ситуация с использованием кавычек не всегда проста. Мы объясним вам, когда они нужны при написании названий документов, организаций, адреса, орденов и медалей, наименований продукции, какие виды кавычек бывают.
21 сентября 2015 г. вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», которые были утверждены приказом Министерства культуры РФ 31.03.2015 № 526 и зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015, № 38830 (далее – Правила). Практика применения новых архивных Правил все чаще стала спотыкаться о принципиальный вопрос – для кого они обязательны? Причем порой на него можно услышать разные ответы. Поэтому мы решили разобраться в нем досконально, обратившись к опытнейшему специалисту. Но чтобы ответить на основной вопрос, пришлось попутно разбираться и с другими: что считать документами Архивного фонда РФ, какие документы «обычной» организации ими являются? когда «просто» документ становится архивным?
В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного взаимодействия и взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.
Каковы принципиальные отличия в работе с научно-технической документацией от управленческой? Какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать? Как отличаются обложки дел у разных видов НТД (научно-исследовательских отчетов, проектной и конструкторской документации)? Как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись? Как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать (складывать), что брошюровать? Как разместить собранные «драгоценности» в архивохранилище, чтобы потом было удобно осуществлять поиск и замену НТД? Что выдавать пользователям?
Вы узнаете, чего можно ждать от немца в рамках делового взаимодействия, что он сочтет уместным с вашей стороны. Кроме того, попытаемся обрисовать специфику «иностранцев» с русскими корнями.
Какие сведения автор обращения обязан указать о себе и способах коммуникации с ним? Обязана ли организация направлять на почтовый адрес гражданина бумажный ответ на его электронное обращение? Ответы даем на основе анализа формулировок закона об обращениях граждан. Показываем примеры того, как можно организовать распечатку из СЭД и оформлять бумажные копии электронных ответных писем.
Если работник оформил больничный во время своего ежегодного оплачиваемого отпуска, то период нетрудоспособности отпуском уже не является. На эти дни отпуск должен быть продлен либо они переносятся на совершенно другие даты. Для обоих вариантов показываем состав необходимых документов. Приводим образцы письменного предложения работодателя, заявления работника, внесения изменений в график отпусков, заполнения табеля и личной карточки. Даем однозначные ответы на потенциально конфликтные вопросы: что делать, если больничный выписали ребенку отпускника? кто и когда должен представить больничный в организацию? может ли работник диктовать период, на который переносятся дни отпуска, если инициатором переноса был работодатель? нужно ли пересчитывать и возвращать выплаченные отпускные?
Как освободить руководителя организации от необходимости рассматривать большой вал входящих документов для выдачи по ним поручений исполнителям? Можно перенаправить основной поток напрямую на его заместителей, руководителей подразделений и ответственных работников. Показываем, как выявить темы документов и по какой логике распределять их между этими «адресатами». Как учитывать важность и срочность вопросов, какие установки обсудить с руководителем. Как работать с нерегистрируемой корреспонденцией. Как оформить матрицу распределения документов. Что регламентировать. Как преодолеть сопротивление изменениям со стороны руководителей и остальных сотрудников компании.
Россия занялась технологичеcким суверенитетом, а значит, нас ожидает очередная прорывная индустриализация и работать с научно-техническими документами мы будем активнее. Востребованность специалистов в этой сфере очень высока, соответственно, и уровень зарплатных ожиданий специалистов технического документационного контроля намного выше, чем у специалистов по работе с управленческими документами. Ведь на кону сдача крупных инвестиционных проектов в срок и все созданное должно работать! В статье показаны 2 реестра учета как ключевые инструменты контроля за технической документацией (по которой будут строить и по которой должны вовремя поставляться материалы, оборудование). Автор делится передовой практикой западных и азиатских компаний, которая уже пустила корни в России.
Что сейчас тормозит прием-передачу электронных документов в архивные учреждения. Какая нормативная база уже есть и что ожидаем в ближайшем будущем. Как развивается работа на специальной государственной платформе «Центр хранения электронных документов» – какой прорыв в технологических решениях нас ожидает до конца 2030 года.
Приводим образцы документов: докладных записок о необходимости служебной командировки и о сокращении ее срока, письменного уведомления работнику о его праве отказаться от направления в служебную командировку, приказов о направлении работника в командировку и отзыве из нее. Как обойтись без оформления служебного задания в виде отдельного документа. Какие есть варианты обмена документами между командированным работником и работодателем (например, чтобы получать необходимые работодателю согласия, чтобы остались достоверные доказательства). Какие поездки считаются служебной командировкой, а какие нет. Как определить период командировки, чтобы его правильно отразить в документах. Каких сотрудников отправлять в командировки нельзя, а для каких есть определенные условия. По какому графику работать в командировке.
Показываем приёмы оптимизации делопроизводственных процессов на примере работы с входящим электронным письмом (сначала описываем «громоздкий» процесс – кто что в каком порядке делает, а потом как этот процесс можно ускорить, упростить, автоматизировать). В табличной форме систематизируем проблемы «забюрократизированного» делопроизводства и методы их «лечения». Объясняем, как можно провести аудит локальных нормативных актов организации и потом оптимизировать их, чтобы обеспечить работников удобными инструкциями и регламентами. На тему работы с человеческим фактором тоже даем некоторые советы.
Показываем, как можно оформить титульный лист и предисловие к годовому разделу описи дел. Могут ли быть описаны документы разных лет в одном годовом разделе. Как отразить изменение наименования организации. Кто может составлять опись дел, кто ее должен согласовать и утвердить. Какие требования содержат Правила 2023 года, что они не конкретизируют, как в результате делают эту работу на практике. Какие элементы справочного аппарата к описи дел стоит составлять к каждому годовому разделу, а какие только после завершения описи (кроме титульного листа и предисловия могут потребоваться перечень переименований и изменения подведомственности, оглавление, список сокращений, указатели). Когда опись дел можно завершить.
Показываем, как создать оглавление в начале локального нормативного акта в виде системы гиперссылок, чтобы пользователи потом, нажимая на нужный раздел, могли сразу «перелетать» на него. Вы сможете установить отдельные гиперссылки внутри вордовского файла на любые его фрагменты, а также настраивать их на внешние ресурсы: файлы, веб-сайты, электронную почту. В каком формате лучше размещать итоговый нормативный документ для использования работниками организации.
Разбираем ситуацию, когда единицы хранения на месте, но отсутствует учетный документ – годовой раздел описи дел, по которому они были переданы в архив организации. Показываем алгоритм действий для источников и неисточников комплектования: где искать опись и как восстановить документ, если его все-таки не нашли, что отразить в предисловии к описи.
Как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы? Сначала разберем примеры нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях. Потом дадим рекомендации, как вести претензионную переписку с возможностью сохранить хорошие отношения с деловым партнером, а главное – чтобы добиться от него разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо». В статье дано множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования) – они выручат вас при составлении подобных документов.
Вступает в силу обновленный терминологический стандарт. Один из его ключевых разработчиков комментирует внесенные изменения: на какую нормативную базу опирались, как и у каких ключевых терминов изменились определения, что появилось и что изъяли. Терминология закладывает фундамент нормативного регулирования и практической работы. Например, обратите внимание на термин «архивный документ», потому что на архивные документы не распространяются требования закона о защите персональных данных, что существенно облегчает работу с ними (вас порадует, что таковыми признаются не только те, что лежат в архиве). Появилось и обновилось много терминов, связанных с применением информационных технологий. Однако определение «электронного документа» было изъято. Самые важные изменения терминологического ГОСТа автор систематизировал и объяснил в данной статье (для наглядности комментируемые и связанные с ними понятия приводятся в таблицах, что помогает сразу сориентироваться в них).
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Показываем, как оформить приказ о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, как можно прописать его обязанности в должностной инструкции. Как оформить перечень работников, допущенных к работе с персональными данными (приказ и формулировки для должностных инструкций). Какое наказание могут понести эти категории лиц в случае нарушений: штрафы для работников доходят до 800 000 руб., а для организаций – до 18 000 000 руб.(систематизировали варианты нарушений и административную ответственность за них в виде таблиц). Как их планируют еще ужесточить! В Уголовном кодексе дело дойдет до лишения свободы. Объясняем, кто подпадает под дисциплинарную, административную и уголовную ответственность.
Надо ли подписывать исходящий документ в 2 оригинальных экземплярах, чтобы 1 отправить, а другой подшить в наше дело? Или можно подписать 1 оригинал и его отправить, а в свое дело подшить копию? Тогда как ее оформить? Ответное письмо необходимо формировать в дело следом за инициативным письмом. Но что делать, когда цепочка переписки гораздо длиннее? По каким критериям формировать переписку в разные дела, как при этом формулировать заголовки? Как определить сроки хранения дел с перепиской? Когда приложения к письму следует подшивать следом за самим письмом в дело с перепиской? И когда поступать иначе?
С какими разновидностями приказов работодатель обязан ознакомить работника в силу требований ТК РФ и других нормативных правовых актов. А с какими не обязан, но это лучше сделать в интересах самого работодателя. Как можно закрепить эту обязанность во внутренних нормативных документах организации. Показаны варианты оформления ознакомления как в рукописном виде на бумажном документе, так и в электронном виде.
Какой эффект оказывают на адресата такие фразы в электронной переписке, как «Заранее благодарю» или «Заранее спасибо»: рассказываем о мнениях экспертов на этот счет и результатах исследования разработчика приложений для электронной почты; о западной, восточной и отечественной специфике. Профессионала от дилетанта отличает понимание нюансов, о которых мы и говорим в этой статье.
Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
В предыдущих Правилах работы архивов организаций 2015 года не было методики расчета загруженности архивохранилища. В Правилах 2023 года появился принцип расчета площади архивохранилищ. Мы сделали расчет для одной и той же ситуации по старому алгоритму (при котором практики отталкивались только от фактических данных) и по новому (который базируется на плановом показателе), чтобы вы почувствовали разницу и смогли выбрать свой способ расчета загруженности архивохранилища. Он понадобится не только для представления отчетности в конце года в архивное учреждение (необходимо для источников комплектования), но и для разговора с собственным руководством, когда назревает дефицит свободной площади.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
