Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 11 / 2023

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Наш читатель столкнулся с ситуацией, когда часть протоколов комиссии отсутствует, а у некоторых протоколов дублируются номера. Объясняем, как отразить эти особенности на обложке дела, в описи дел при передаче в архив организации, во внутренней описи документов дела и в листе-заверителе. Что из этого достаточно сделать для дел со сроком хранения до 10 лет, а что «нужно добавить» для дел с более длительными сроками хранения. Даем алгоритм действий в этой ситуации и образцы отражения особенностей дела в учетных документах.

Вопрос в тему

Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют по неизвестным причинам. Как это отобразить? В предисловии к описи? И если некоторые номера протоколов дублируются, как тогда формировать дела?

Этот вопрос читателя заставляет вспомнить общие правила формирования дел и рассмотреть особенности их применения в конкретной управленческой ситуации. Вопрос является и простым, и сложным одновременно, т.к. названные проблемы могут возникнуть в разных ситуациях. Поэтому в ответе обратим внимание на критерии и методику проведения экспертизы ценности документов, по результатам которой и будут решаться вопросы оформления конкретного дела.

Некоторые ссылки делаем на новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом от 31.07.2023 № 77, зарег. в Минюсте России 06.09.2023; далее – Правила 2023 года), которые вступили в силу 17.09.2023. В них на основе принципа преемственности нормативного регулирования подтверждены ранее действовавшие основные правила формирования дел.

В вопросе речь идет об описи и возможном оформлении предисловия к ней, которая составляется при формировании и архивно-технической обработке дел при их подготовке к передаче в архив (или на архивное хранение, если архив в организации не создан). Возможны 2 варианта:

эта операция прежде всего должна осуществляться в структурном подразделении, которое поддерживает работу соответствующей комиссии (в т.ч. один из сотрудников подразделения может по должности осуществлять обязанности секретаря той или иной комиссии);
архивно-техническая обработка дел на практике достаточно часто осуществляется службой делопроизводства (архивом) организации или внешней архивной компанией из россыпи. Могла сложиться «неуправляемая ситуация» в работе с документальным фондом, когда нормативные сроки подготовки дел к передаче в архив (в течение 1–3 лет после исполнения) не соблюдались, секретарь комиссии своевременно дела не формировал, а если он уволился или перестал исполнять такие обязанности – не передал протоколы заседаний по акту приема-передачи председателю комиссии или вновь назначенному секретарю. Кроме того, из вопроса можно сделать вывод, что протоколы комиссии имеют долговременный (свыше 10 лет) или постоянный срок хранения, а в этом случае журнал регистрации протоколов также подлежит передаче в архив в качестве справочного аппарата (но журнал отсутствует: не найден или не велся).

Общие правила формирования дел, которые полезно вспомнить

Протоколы формируются в дела по общему профессиональному алгоритму, который подтверждают и новые Правила 2023 года:

в процессе формирования дел для передачи в архив осуществляется экспертиза ценности документов (подп. «а» п. 22);
формирование дел осуществляется в соответствии с...